VERMACS Infothek für Kunden zu Hausverwaltung WEG-Verwaltung Mietverwaltung und Eigentümerversammlung

Willkommen in unserer Infothek - unser kleines Glassar:

Für uns als Hausverwaltung sind die vielen Begriffe in dem Thema unser tägliches Brot. Sie als Kunde beschäftigen sich mit den Themen jedoch oft nur 1-2 mal im Jahr, i.d.R. zur Versammlung oder mit Erhalt der Abrechnung. Und das ist auch gut so, denn schließlich wollen wir Sie so gut wie möglich entlasten. Sie sollen sich in Ihrer Immobilie wohlfühlen, wir kümmern uns um den Rest…

Dennoch tauchen immer wieder Begriffe auf, die dann nicht so geläufig sind. Daher haben wir Ihnen ein kurzes Glossar erstellt. Es enthält zu einigen wichtigen Begriffen eine kurze Erläuterung. Fehlt Ihnen etwas? Dann geben Sie uns doch kurz die Rückmeldung und wir nehmen es in unserer Sammlung auf.

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Hausverwalter-Glossar der VERMACS-Infothek für WEG-Verwaltungen und Mietverwaltungen:

Abgeschlossenheitserklärung / Abgeschlossenheitsbescheinigung

Die sogenannte Abgeschlossenheitsbescheinigung ist die Voraussetzung, um ein Mehrfamilienhaus in einzelne Eigentumswohnungen (Einheiten) aufzuteilen. Abgeschlossenheit schafft die Grenze zwischen Gemeinschaftseigentum und Sondereigentum. Durch die Gewährleistung der Abgeschlossenheit wird sicher gestellt, dass der einzelne Wohnungseigentümer sein Sondereigentum allein und seinen Interessen nach nutzen kann.

Die Abgeschlossenheitsbescheinigung ist die Bescheinigung der Baubehörde, in der bestätigt wird, dass die dem Sondereigentum zugeordneten Räumlichkeiten in sich abgeschlossen sind. Die Abgeschlossenheit wird auf dem Aufteilungsplan bescheinigt.

Allgemein gilt eine Wohnung als in sich abgeschlossen, wenn sie von anderen Wohnungen und Räumen vollständig durch Wände und Decken getrennt ist. Außerdem muss sie über einen eigenen Zugang vom Gemeinschaftseigentum verfügen und unmittelbar vom Freien oder vom Treppenhaus betreten werden können. In der Wohnung muss eine Haushaltsführung möglich sein. Dazu muss die Wohnung über eine Küche oder einen Raum mit Kochgelegenheit verfügen, Wasserversorgung, WC und Stromanschluss müssen vorhanden sein.

Garagenstellplätze gelten bereits dann als abgeschlossen, wenn die Flächen durch dauerhafte Markierungen (am Boden, an den Wänden, Trennvorrichtung) ersichtlich sind.

Bauliche Maßnahme

Bauliche Maßnahmen sind solche, die über die ordnungsgemäße Instandhaltung oder Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums hinausgehen (gilt sowohl für Gebäude als auch für das unbebaute Grundstück). Sie sind auch von Modernisierungen des gemeinschaftlichen Eigentums sowie von Maßnahmen zu dessen Anpassung an den Stand der Technik abzugrenzen.

Eine bauliche Maßnahme ist eine auf Dauer angelegte Umgestaltung des gemeinschaftlichen Eigentums. Die Durchführung einer baulichen Maßnahme bedarf eines Beschlusses durch die Eigentümerversammlung.

Spezifische siehe auch „Bauliche Veränderung“ für mehr Details.

Bauliche Veränderung

Bauliche Veränderungen sind sämtliche Maßnahmen, die über die ordentliche Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums hinausgehen, § 20 Abs. 1 WEG. Nicht zu verwechseln mit Maßnahmen zur Erhaltung, diese werden gegliedert in Instandsetzung und Instandhaltung (§ 13 Abs. 2 WEG).
 
Beim gemeinschaftlichen Eigentum eines Mehrfamilienhauses (Eigentumswohnungen mit verschiedenen Eigentümern) sind bauliche Maßnahmen in der Regel nur mit Zustimmung aller Eigentümer erlaubt.
Ein klassisches Beispiel, das darunter fällt und immer wieder für Diskussionen führt, ist die Aufstellung eines Gartenhauses inkl. Fundament im Garten einer Erdgeschosswohnung. Auch diese muss vorab auf der Eigentümerversammlung entschieden werden, da i.d.R. der Garten nicht in das Sondereigentum gehört, sondern hier nur ein Sondernutzungsrecht vorliegt.
In der Gemeinschaftsordnung kann beschlossen werden, dass man für bestimmte Maßnahmen keine Zustimmung oder lediglich einen einfachen Mehrheitsbeschluss der Gemeinschaft benötigt.

Beschlussfähigkeit

Seit Inkrafttreten der WEG-Reform am 1.12.2020 ist jede Eigentümerversammlung beschlussfähig, solange nur ein Wohnungseigentümer anwesend oder vertreten ist. Damit liegt hier eine wesentliche Änderung vor, da bis dahin mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile auf der Versammlung vertreten sein mussten

Zusätzlich empfehlen wir einen interessanten, kurzen Beitrag zur „Eigentümerversammlung und Willensbildung“ finden Sie hier.“

Beschlussmehrheit

Auch das Thema der Beschlussmehrheiten hat sich durch die Reform des WEG-Rechts seit 01.12.2020 deutlich zu Früher geändert. Nun werden grundsätzlich alle Beschlüsse mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst.

Wie bisher auch werden sich die Miteigentümer einer Sondereigentumseinheit darüber zu einigen haben, wie die Stimmabgabe erfolgen soll, weil sie das Stimmrecht gemäß § 25 Abs. 2 Satz 2 WEG nur gemeinschaftlich ausüben können.

Eigentümerversammlung

Die Eigentümerversammlung (ETV) ist das oberste Verwaltungsorgan der WEG. Auf ihr beschließen die Wohnungseigentümer über die Angelegenheiten, welche die Gemeinschaft betreffen.

Die ETV wird regelmäßig einmal jährlich durch den Verwalter einberufen. Sonderversammlungen etc. sind auch möglich. Bei Fragen hierzu, rufen Sie uns doch einfach an.

Die Einladung zu einer ETV hat mindestens 3 Wochen vorher in Textform zu erfolgen. Für die Einhaltung der Frist gilt der Tag der Zustellung. Eigentümer können vorab (laufend über das Jahr) der Verwaltung Anträge auf Aufnahme eines Tagesordnungspunktes formlos stellen. In unserer NEWS-Seite finden Sie auch einen Beitrag, wie Ihr Anliegen auf die Tagesordnung der nächste Versammlung kommt.

Die mit der Einladung übersandte Tagesordnung muss alle in der ETV zur Beschlussfassung zu stellenden Sachverhalte enthalten. Der Beschlussgegenstand muss hinreichend bezeichnet werden. Beschlüsse, die unter dem Tagesordnungspunkt „Sonstiges“ gefasst werden, sind mangels hinreichender Bezeichnung in der Tagesordnung anfechtbar.

Energieausweis

Die Vorlage eines Energieausweises ist beim Verkauf oder der Vermietung einer Immobilie Pflicht – hierauf darf nicht verzichtet werden. Daher muss der Energieausweis schon vor dem Verkauf oder der Vermietung beantragt werden.

Bei Eigentumswohnungen kann der Energieausweis über die Hausverwaltung angefragt werden.

Gemeinschaftseigentum

#SondereigentumIn Bezug auf ein Gebäude gehören zum Gemeinschaftseigentum alle Teile, die für den Bestand und die Sicherheit des Gebäudes erforderlich sind, wie z. B. Außenwände, Dach, Fundament, Treppenhaus, Fenster und Eingangstüren; außerdem Anlagen und Einrichtungen, die dem gemeinschaftlichen Gebrauch der Wohnungseigentümer dienen, (z. B. Heizungsanlage, Strom-, Wasser- und Gasleitungen).

Zum Gemeinschaftseigentum gehören solche Teile des Gebäudes auch dann, wenn sie sich im Bereich des Sondereigentums befinden (§ 5 Abs. 2 WEG). So gehören auch die Abschnitte von Leitungen, die mehrere Wohnungen versorgen, zum Gemeinschaftseigentum, wenn sie durch eine Wohnung (Sondereigentum) führen. Versorgungsleitungen, die nur eine Wohnung versorgen, sind allerdings sondereigentumsfähig und in aller Regel in der Teilungserklärung zum Sondereigentum erklärt.

Das Gemeinschaftseigentum wird von allen Wohnungseigentümern gemeinsam verwaltet und in Stand gehalten. Üblicherweise wird ein Verwalter damit beauftragt.

Gemeinschaftsordnung

Die Gemeinschaftsordnung regelt die Rechte und Pflichten der Eigentümer untereinander (im Innenverhältnis) und ist Bestandteil der Teilungserklärung. Sie Bedarf der Eintragung ins Grundbuch damit sie auch gegenüber Rechtsnachfolgern gilt.

Die Gemeinschaftsordnung enthält u.a. Regelungen zu Stimmrechtsfragen und der Kosten- und Lastenverteilung, sie trifft Nutzungs- und Gebrauchsvereinbarungen des Gemeinschaftseigentums und ggf. zur Verwalterbestellung.

Liegt keine Gemeinschaftsordnung vor, regelt sich das Verhältnis der Eigentümer innerhalb der Gemeinschaft durch das Wohnungseigentumsgesetz und das BGB.

Die Änderung der Gemeinschaftsordnung bedarf grundsätzlich einer Vereinbarung aller im Grundbuch eingetragenen Eigentümer. Damit diese Änderungen auch für die Rechtsnachfolger bindend sind, bedarf es der Eintragung ins Grundbuch.

Eine Änderung der Gemeinschaftsordnung per Beschluss ist möglich, wenn sie eine sogenannte Öffnungsklausel enthält.

Hausgeld

Das Hausgeld bezeichnet alle anfallenden Vorauszahlungen der Mitglieder einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Hierunter fallen alle laufenden Betriebskosten, eventuelle Instandhaltungsrücklagen oder auch die Kosten für die Hausverwaltung.

Instandhaltung

Der Begriff der Instandhaltung umfasst solche Maßnahmen, die erforderlich sind, um den ursprünglichen Zustand der Wohnanlage aufrechtzuerhalten und deren bestimmungsgemäßen Gebrauch zu sichern. Das sind im Wesentlichen vorbeugende Maßnahmen, also Wartungs- oder Pflegearbeiten wie etwa die Wartung von Heizungs-, Elektro- und Sanitäranlagen sowie die Wartung des Tiefgaragentors.

Aber auch kleinere Reparaturarbeiten zählen zu den Instandhaltungsarbeiten – z. B. der Austausch von Glühbirnen oder das Wechseln der Dichtungen von Wasserhähnen.

Instandsetzung

Eine Instandsetzung geht weiter als eine reine Instandhaltung. Sie wird erforderlich, wenn eine bauliche Anlage nach ihrer inneren und äußeren Beschaffenheit besondere Missstände aufweist und entstandene Mängel beseitigt werden müssen. Diese Mängel können durch Abnutzung, Alterung oder Witterungseinflüsse entstanden sein. Beim Austausch eines schadhaft gewordenen Fensters oder die Ausbesserung einer rissigen Fassade handelt es sich z. B. um eine Instandsetzungsarbeit.

Jahresabrechnung

Jahresabrechnung ist im deutschen Wohnungseigentumsrecht eine nach Ablauf des Wirtschaftsjahres fällige Abrechnung über die angefallenen Einnahmen und Ausgaben der WEG. Sie wird vom Verwalter erstellt. Wie beim Wirtschaftsplan enthält auch die Jahresabrechnung eine Gesamtabrechnung und eine Abrechnung für jedes Wohnungs- und Teileigentum. Aus der Abrechnung zu jeder der Einzeleinheiten ergeben sich die Abrechnungsspitzen (Nachzahlungen) bzw. Abrechnungsguthaben.
Für Eigentümer wichtig, nach der Abrechnung können wir Ihnen ebenfalls die in der Abrechnung enthaltenen haushaltsnahen Dienstleitungen für Ihre Steuererklärung mitteilen.

Mietverwaltung

Die Mietverwaltung ist in der Regel mit der Vermietung (Mietersuche), Durchführung (speziell der Erstellung der Betriebskostenabrechnungen sowie der Überwachung der Mietzahlung sowie das Forderungsmanagement) und Abwicklung von Mietverhältnissen für den Eigentümer des Objektes tätig.
 
Mit der Mietverwaltung geben Sie alle Aufgaben der täglichen Kommunikation mit Ihrem Mieter an uns ab. Sie werden über alle Aktivitäten informiert, ohne sich um die kleinen und großen Sorgen Ihrer Mieter kümmern zu müssen. Mehr aus dem Leistungsangebot von VERMACS als Mietverwaltung, können Sie auch hier lesen.

Modernisierende Instandsetzung

Unter modernisierender Instandsetzung versteht man die ordnungsgemäße Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums, die über eine reine Wiederherstellung des mangelfreien Zustands hinausgeht. Es werden defekte, veraltete oder unzureichende Einrichtungen durch technisch neuere ersetzt. Ein bestehender Sanierungsbedarf wird mit einer Verbesserung verbunden.

Eine modernisierende Instandsetzung liegt vor, wenn sich auf Grundlage einer Kosten-Nutzen-Analyse eine Investitionen in einem Zeitraum von  ca. 10 Jahren amortisiert.

Modernisierung

Bei einer Modernisierung nehmen Sie eine deutliche Verbesserung der Eigentumsanlage vor (z.B. nachhaltige Einsparungen von Energie). Im Unterschied zu den Instandsetzungsmaßnahmen und der modernisierenden Instandsetzung besteht bei einer Modernisierung kein Sanierungsbedarf. Von einer Modernisierungsmaßnahme spricht man aber nur so lange, wie diese die Eigenart der Wohnanlage nicht abändert (§ 22 Absatz 2 WEG).

Ordnungsgemäße Verwaltung

Jeder Eigentümer kann eine Verwaltung verlangen, die den Vereinbarungen und Beschlüssen und, soweit solche nicht bestehen, dem Interesse der Gesamtheit der Wohnungseigentümer nach billigem Ermessen entspricht. (§ 21 Abs. 4 WEG)

Gemäss § 21 Abs. 5 WEG gehört zu einer ordnungsmäßigen, dem Interesse der Gesamtheit der Wohnungseigentümer entsprechenden Verwaltung insbesondere:

  1. die Aufstellung einer Hausordnung;
  2. die ordnungsmäßige Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums;
  3. die Feuerversicherung des gemeinschaftlichen Eigentums zum Neuwert sowie die angemessene Versicherung der Wohnungseigentümer gegen Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht;
  4. die Ansammlung einer angemessenen Instandhaltungsrückstellung;
  5. die Aufstellung eines Wirtschaftsplans (§ 28);
  6. die Duldung aller Maßnahmen, die zur Herstellung einer Fernsprechteilnehmereinrichtung, einer Rundfunkempfangsanlage oder eines Energieversorgungsanschlusses zugunsten eines Wohnungseigentümers erforderlich sind.

Allgemein ausgedrückt entsprechen diejenigen Maßnahmen ordnungsgemäßer Verwaltung, die man bei

  • objektiver,
  • vernünftiger und
  • wirtschaftlicher

Betrachtungsweise, unter Berücksichtigung der besonderen Umstände des Einzelfalles, ergreift, um die Tauglichkeit und den Wert der Wohnungseigentumsanlage zu erhalten oder zu verbessern und um ein geordnetes und friedliches Zusammenleben zu gewährleisten.

Sondereigentum

Das Wohnungseigentumsgesetz unterscheidet zwischen Sondereigentum und Gemeinschaftseigentum.

Begründet wird Sondereigentum in der Regel durch Teilungserklärung. Voraussetzung für die Begründung von Sondereigentum ist die Abgeschlossenheit der betreffenden Räume. Bei Sondereigentum unterscheidet man zwischen Wohnungseigentum oder Teileigentum.

Mit seinem Sondereigentum kann ein Wohnungseigentümer grundsätzlich beliebig verfahren, wobei die Teilungserklärung gewisse Einschränkungen vorsehen kann. Allerdings muss der Eigentümer sein Sondereigentum auch eigenständig und auf eigene Kosten instand halten.

Das jeweilige Sondereigentum ist stets in Verbindung mit dem Miteigentumsanteil an dem gemeinschaftlichen Eigentum verstehen.

Sondernutzungsrecht

Ein Sondernutzungsrecht kann einem Wohnungseigentümer an einem Teil des Gemeinschaftseigentums eingeräumt werden. Die übrigen Sondereigentümer sind dann von der Nutzung dieses Teils ausgeschlossen. Ein häufiges Beispiel ist der Garten oder die Terassen von Erdgeschosswohnung eines Mehfamilienhauses, aber auch der Balkon in den höheren Stockwerken.

Stimmrecht

#TeilungDie Regelungen zum Stimmrecht sind in der Teilungserklärung hinterlegt. In der Regel wurde hier ein Wertprinzip nach Anzahl der Miteigentumsanteile definiert. Aber machen Sie sich hierüber keinen Kopf. In Versammlungen von VERMACS hat hierüber Ihr Verwalter einen Überblick und sorgt für die Ordnungsmäßigkeit der Stimmrechtabgabe. Haben Sie Fragen hierzu, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Gehört eine Wohnung mehreren Eigentümern zusammen, steht den Eigentümern  nur eine Stimme zu. Ihr Stimmrecht können die Eigentümer nur einheitlich ausüben.

Teileigentum

Teileigentum ist das Sondereigentum an nicht zu Wohnzwecken dienenden Räumen, wie  z.B. Büroräumen, Ladenflächen, Arztpraxen, Restaurants aber auch Garagenstellplätzen (sofern diese eindeutig markiert sind).

Teilungserklärung

In der Teilungserklärung erklärt der Eigentümer eines Grundstücks gegenüber dem Grundbuchamt, dass das Eigentum am Grundstück in Miteigentumsanteile aufgeteilt und mit jedem Anteil das Sondereigentum an einer bestimmten Wohnung oder das Teileigentum an nicht zu Wohnzwecken bestimmten Räumen verbunden wird. Diese Aufteilung hat zur Folge, dass jede Eigentumswohnung beziehungsweise Gewerbeeinheit im Haus einzeln veräußert und belastet werden kann. Auch Sondernutzungsrechte können in der Teilungserklärung begründet werden.

Im Regelfall enthalten Teilungserklärungen neben der eigentlichen formellen Aufteilung als zweiten Teil noch die Gemeinschaftsordnung. Diese regelt das Verhältnis der Wohnungseigentümer untereinander und kann vom Wohnungseigentumsgesetz abweichende Bestimmungen enthalten, soweit das Gesetz abdingbar ist.

Versammlungsprotokoll

Zu jeder Eigentümerversammlung ist ein Protokoll anzufertigen. Das Protokoll wird i.d.R. als Ergebnisprotokoll geführt, nicht als Verlaufsprotokoll. Ein Ergebnisprotokoll hält lediglich die Ergebnisse bzw. Beschlüsse samt Abstimmungsergebnisse zu den Tagesordnungspunkten fest, nicht die dazu stattgefundene Diskussion. Das ist deshalb so, weil bei umfänglichen und/oder hitzigen Diskussionen der Verlauf u.U. nicht exakt und vollständig mit geschrieben werden kann. Es bestände die Gefahr, dass im Protokoll der Diskussionsverlauf verzerrt wiedergegeben wird.

Das Versammlungsprotokoll ist vom Versammlungsleiter und für die Gemeinschaft von einem der teilnehmenden Eigentümer zu unterschreiben. Mit Ihrer Unterschrift bestätigen sie die vollumfängliche Richtigkeit der niedergeschriebenen Beschlüsse. Der Eigentümer, der für die Gemeinschaft das Protokoll unterschreibt, wird von dieser bestimmt.

Verteilschlüssel

Auch im Verteilerschlüssel hat sich einiges durch die WEG-Reform geändert. Im der gesetzlichen Regelung des § 16 Abs. 2 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) ist bestimmt, dass das Hausgeld von den einzelnen Wohnungseigentümern nach dem Verhältnis ihres Anteils zu tragen ist. Damit ist als gesetzlicher Verteilerschlüssel bei der Hausgeldabrechnung der Miteigentumsanteil (MEA) vorgesehen. In der Praxis errechnet sich der MEA des einzelnen Wohnungseigentümers aus dem Verhältnis der vorhandenen Wohn- und Nutzflächen meist nach der Formel: „1.000 x m² Einzelwohnfläche / m² Gesamtwohnfläche“. Jeder Wohnungseigentümer findet seinen MEA in der Teilungserklärung. Dort sind die Anteile festgelegt.
Nach § 16 Abs. 2 Satz 2 WEG haben die Wohnungseigentümer die Möglichkeit für einzelne Kosten oder bestimmte Arten von Kosten eine von § 16 Abs. 2 Satz 1 WEG oder von einer Vereinbarung abweichende Verteilung zu beschließen. Der gesetzliche Verteilerschlüssel ist damit nicht zwingend, sondern kann abgeändert werden. Außerdem kann auch eine Vereinbarung der Wohnungseigentümer über den Verteilerschlüssel durch Beschluss wieder geändert werden. Besondere Regelungen gelten nur, wenn es um bauliche Veränderungen geht.
Außerdem gibt es auch aufgrund von abweichenden gesetzlichen Regelungen Kostenbestandteile der Hausgeldabrechnung, für die ein anderer Verteilerschlüssel zu verwenden ist: So z.B. bei den verbrauchsabhängigen Kostenpositionen wie z.B. den Heiz- und Warmwasserkosten. Diese sind gemäß der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) zu 50 % bis 70% nach dem Verbrauch zu verteilen.
KURZ GEFASST: Der gesetzliche Verteilerschüssel für das Hausgeld in der Wohnungseigentümergemeinschaft ist regelmäßig der Miteigentumsanteil. Die Wohnungseigentümer dürfen diesen Verteilerschlüssel ändern.

WEG-Verwaltung

Die WEG-Verwaltung (ausgeschrieben Wohnungseigentumsverwaltung) ist die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums einer Immobilie. Der WEG-Verwalter übernimmt dabei i.d.R. viele kaufmännische und technische Aufgaben zur Bewirtschaftung und Werterhaltung einer Immobilie. Die genaue Gestaltung ergibt sich dabei aus dem WEG-Recht, der Teilungserklärung und vor allem den unterschriebenen Vertrag.
Mehr aus dem Leistungsangebot von VERMACS als WEG-Verwalter, können Sie auch hier lesen.

Wirtschaftsplan

Der Wirtschaftsplan stellt die Kalkulation der Kosten für das kommende Kalenderjahr dar. Er bezieht sich ausschließlich auf das Gemeinschaftseigentum. Über den Wirtschaftsplan wird auf der Eigentümerversammlung beschlossen.

Im Wesentlichen enthält der Wirtschaftsplan folgende Informationen (§ 28 Abs. 1 WEG):

  • Voraussichtliche Einnahmen und Ausgaben bei der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums.
  • Anteilsmäßige Verpflichtung der Wohnungseigentümer zur Lasten- und Kostentragung (Höhe des Hausgeldes)
  • Beitragsleistung der Wohnungseigentümer zur geplanten Instandhaltungsrücklage ( Ansparung für Kosten von größeren Maßnahmen wie etwa einer Fassadensanierung oder dem Austausch der Heizungsanlage)

Der Wirtschaftsplan besteht aus einem Gesamtwirtschaftsplan und den Einzelwirtschaftsplänen zu jedem Wohnungs- und Teileigentum.

Wohnungseigentum

Wohnungseigentum ist das Sondereigentum an einer Wohnung, in Verbindung mit dem Miteigentumsanteil an dem gemeinschaftlichen Eigentum, zu dem es gehört
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